Hierarchie vs. štítky (značky) v Microsoft Teams

Screenshot vytváření značek v Microsoft Teams

Knowledge management a třídění dokumentů v Microsoft 365 je kapitola sama pro sebe. Možná jste se v kontextu SharePointu setkali s pojmem „spravovaná metadata“ a možná také už víte, že Microsoft této oblasti chystá zajímavou službu s názvem Project Cortex. Problém hierarchie, tedy řazení objektů do rozvětvené struktury, a štítků (Microsoft používá v češtině název „značky“, i když v angličtině se označují „tags“), tedy vytváření sítí napříč objekty, je také poměrně obsáhlým tématem. My se ale zaměříme na organizační uspořádání v Microsoft Teams.

Tým je v Microsoft Teams základní organizační jednotkou a může mít od nuly do deseti tisíc členů. Horní limit je spíše teoretický a otázkou je, proč by někdo tak velký tým potřeboval, nebo spíše, zda by se tomu ještě mělo říkat „tým“. Obzvláště takzvaný celoorganizační (org-wide) tým může narůst do větších rozměrů. Organizace pomocí štítků se ale hodí i u menších týmů. I v těch někdy nechceme upozorňovat všechny členy.

Štítky jsou tu pro případ potřeby drobnějšího zaměření zpráv na podskupinu členů týmu.

Mám vytvořit nový štítek nebo nový kanál?

V Teams existuje několik možností, jak zajistit správné zacílení komunikace. Existují zde dva druhy kanálů – standardní a soukromé. Do standardních se může připojit kterýkoli člen týmu. Soukromé kanály jsou něco jako „pod-týmy“, mají tedy svého vlastníka, který do kanálu přidává další členy týmu.

Na rozdíl např. od Slacku, do standardních kanálů se členové týmu nepřihlašují, ale při vytvoření kanálu se stanou automaticky jeho členy. Ten, kdo kanál vytváří, má ale možnost vybrat, zda se má ostatním členům týmu kanál zobrazit v seznamu ostatních kanálů či zda se má zařadit mezi skryté kanály. (Výsledek je tedy stejný, jen odpadá přidávání / přihlašování se do kanálů.) Zobrazení kanálů si tedy řídí členové týmu sami a nelze ho použít k rozdělení členů do skupinek. Alespoň ne s jistotou, že se při @-zmínce kanálu jeho členům zobrazí upozornění – pokud mají kanál skrytý, upozornění se jim nezobrazí. Kanály jsou totiž primárně určeny k organizaci obsahu, pro oddělení širších, na ostatních konverzacích nezávislých témat, nikoli k organizaci členů týmu.

Pak tu máme soukromé kanály, které by k organizace lidí do menších skupinek teoreticky bylo možné použít. K tomu ale primárně neslouží.

Primárním účelem soukromých kanálů je komunikace o něčem, co nemají vidět ostatní členové týmu.

Používání soukromých kanálů za účelem organizace menších skupin v týmu by pak mělo za nežádoucí účinek méně otevřenou komunikaci.

Štítky – odpověď na otázku, jak předejít přílišnému počtu týmů

Další možností pro organizaci lidí by mohlo být vytvoření samostatného týmu. Koneckonců, týmy lze vytvářet podle šablony. Ta sice nezahrnuje automatické přiřazení členů do týmu, ale lze v něm přednastavit kanály, karty a další aplikace. V některých případech může být však vytváření týmů v organizaci omezeno. Důvodem k tomu může být mj. snaha o zabránění úniku informací. S vytvořením týmu totiž vzniká i tzv. skupina Office 365, která zahrnuje kromě jiného i úložiště dokumentů, ke kterému mají přístup všichni členové týmu.

Pokud bychom měli opět srovnávat se Slackem, tak v Microsoft Teams je jedna úroveň organizace navíc. Zatímco ve Slacku je kanál organizační jednotkou, která slouží ke třídění jak lidí, tak obsahu, v Microsoft Teams slouží ke třídění lidí týmy a ke třídění obsahu kanály. Tímto způsobem jde lépe zajistit to, aby k obsahu neměl přístup nikdo, kdo ho mít nemá.

Pokud by nebyly týmy nijak organizovány a bylo jich hodně, mohlo by se také stát, že uživatelům nebude jasné, který tým k čemu slouží.

Právě proto, že štítky se vztahují pouze na členy týmu a nikoliv na informace v podobě konverzací či dokumentů, lze nastavit oprávnění s nimi manipulovat volněji, než u vytváření týmu.

V rámci týmu už nedává smysl zamezovat v organizování a cílení komunikace na menší akční skupinek, zvláště v případě velkých týmu. Právě k tomu slouží štítky.

Štítky jsou využívány ve formě @-zmínek, tak jak jsou známy např. z Facebooku. Pomocí štítků tedy můžeme poměrně jednoduše oslovovat (upozorňovat) skupiny uvnitř týmu.

Ale vraťme se k hierarchii. Jak lze uspořádat Microsoft Teams hierarchickým způsobem?

Hierarchické (víceúrovňové) členění komunikace a obsahu v Microsoft Teams

První možností jsou již zmiňované soukromé kanály, které fungují jako jakési podmnožiny týmu, ve kterých se nacházejí. Samotné týmy lze prostřednictvím uživatelského rozhraní aplikace řadit přetahováním na danou pozici. Týmy lze taky skrýt a zařadit je tak do rozbalovací nabídky skrytých týmů. Kanály lze navíc připnout nad týmy. To sice trochu narušuje hierarchickou strukturu, nicméně týmy jako takové jsou jen „kontejnerem“ pro uživatele a samotný obsah je pouze v kanálech. „Vyzvednout“ tedy kanál na úroveň týmu připnutím ve stejném menu tedy není nesmyslné.

V kanálech je komunikace dále členěna do konverzačních vláken, podobně jako např. v Google Chat.

V rámci úložiště dokumentů Sharepoint site, která je automaticky vytvořena ke každému týmu, lze využít klasickou hierarchii souborů a složek. Sharepoint automatický roztřídí dokumenty týmu do složek odpovídajícím kanálům, soukromé kanály mají samostatné Sharepoint site.

Pokud Teams používá velká organizace a týmů je velký počet, využívá se k dalšímu roztřídění jmenných konvencí. Příkladem takovéto „domluvy na názvech týmů“ jsou stanovené předpony názvy týmů symbolizujících region nebo nějakou divizi společnosti. Např. tým náboru pracovníků v oddělení lidských zdrojů v dánské pobočce společnosti by mělo tým s názvem „DK-HR Recruitment“, bezpečnostní tým slovenského IT oddělení by mělo tým „SK-IT Security“ a podobně.

Pro shrnutí je zde názorný přehled možností hierarchického uspořádání informací v Microsoft Teams:

  • Kanály připnuté
  • Týmy
    • Týmy posunuté v seznamu nahoru
    • Týmy posunuté v seznamu dolu
    • Týmy skryté
      • Kanály
        • Kanály zobrazené standardní
        • Kanály zobrazené soukromé
        • Kanály skryté standardní
        • Kanály skryté soukromé
        • Karty
          • Karty posunuté vpřed
          • Karty posunuté vzad
          • Karty schované v rozbalovací nabídce
        • Konverzační vlákna
          • Zprávy
            • Zobrazené zprávy
            • Skryté zprávy

Pokud máte hodně údajů nebo dokumentů, podívejte se, zkuste v SharePointu využívat metadata.

Proč nemít více úrovní hierarchie?

Nestálo by za to, mít v Teams nekonečnou hierarchii, kdy bychom mohli dělat podtýmy, podtýmy podtýmů, atd.? Z pohledu CEO (ředitele) by to bylo určitě hezké, mít každého zaměstnance v příslušné škatulce. Z pohledu organizace informací by to také mělo smysl – lidé přemýšlejí v hierarchiích, viz předchozí článek. Donedávna to tak také v Sharepointu bylo.

Já se domnívám, že v případě komunikace to ale smysl nemá. Z pohledu jednotlivce, uživatele aplikace, jsem reálně v několika týmech a většinu komunikace v hierarchii nade mnou řeší můj nadřízený a pode mnou mí podřízení. Koneckonců, v reálném světě můžu být v daný čas a na daném místě taky jen v jedné skupině lidí. I ve společnosti, kde je součástí firemní kultury „sedět jedním zadkem na více židlích“, se vám počet týmů, ve kterých jste schopni se produktivně zapojovat, vejde na pár stránek obrazovky. V týmu samotném pak rozlišení na vlastníky a členy, případně ještě hosty, a jedna podúroveň v podobě soukromých kanálu, plně dostačuje.

Otakar Seďa
Otakar Seďa
15 let zkušenosti s řízením vývojářů a IT techniků
Buďte s námi ve spojení
Měli byste zájem o více informací? Kontaktujte nás.
TrustSoft

2021 © TrustSoft.cz, všechna práva vyhrazena. Zpracování osobních údajů.