Proč Microsoft Teams ušetří tolik času

Ilustrační foto – Microsoft Teams Together mode

Lidská společnost si vymyslela pro komunikaci nějaké zásady. Jednou z takových zásad je neskákat si do řeči a dávat pozor na to co ostatní říkají.

Příkladem, který se nám může hodit při videokonferencích, může být „howgh“ z indiánských románů Karla Maye nebo „přepínám“ při rádiové komunikaci jako symbol ukončení monologu. Nebo naopak „hlášení se“ – zvednutí ruky na znamení toho, že chci něco říci.

Možná si pamatujete i ze svého mládí, jak učitele ve školách „vytáčí“, když se ve třídě při výkladu učitele tvoří skupinky mezi sebou diskutujících žáků. Něco podobného se může dít i při e-mailové komunikaci. V hromadných e-mailech tyto soukromě bavící se skupinky vypadají tak, že místo „Odpovědět všem“ pošleme (často v dobré víře, abychom nespamovali) zprávu jen odesílateli. Pokud to takhle udělá více oslovených, množí se nám různá e-mailová vlákna velmi rychle a vzniká e-mailová smršť.

E-mailová smršť

V ideálním případě by skupinová konverzace po emailu probíhala tak že všichni budou „Odpovídat všem“ a každý bude odpovídat vždy na poslední zprávu. V takovém případě by e-mail fungoval podobně jako chat.

Nejtragičtějším závěrem e-mailové smrště bývá, že na konci komunikace dostane nějaký nešťastlivec za úkol vše spojit do jednoho smysluplného celku. Různými cestami proudící zprávy a odpovědi na ně, různé verze dokumentů. Pokračujeme-li ve výše uvedené analogii bavící se školní třídy, je to podobné, jako kdyby jste žákovi řekli, ať všechno, o čem se skupinky dětí bavily, pro paní učitelku sepíše.

E-mail není vhodná náhrada chatu právě proto, že téma, které řešíme, nemáme v potřebném kontextu zpráv od ostatních lidí. Většina služeb (Slack, Hangouts Chat) navíc nemá chat propojen tak, abychom při úpravě dokumentu zároveň viděli související konverzaci. To vede k nutnosti přepínat a tříštit pozornost.

Zpětná a dopředná vazba v komunikaci

Virtuální komunikace se standardně dělí na synchronní a asynchronní. Podle mě by ale mělo větší smysl uvažovat spíše rychlost zpětné vazby, se kterou dostáváme při komunikaci odpovědi. Nejde tedy o dvě kategorie, spíše o různé hodnoty, které závisí na druhu komunikačního nástroje. V telefonu nám většinou druhá strana odpoví rychleji, než když pošleme tištěný dopis. Závisí ale také na osobě – někdo je schopen na e-mail odpovědět během několika sekund, z jiného ani po telefonu rozumnou odpověď nedostaneme.

Zpětná vazba znamená, že já něco napíšu / řeknu, druhý mi odpoví a já to, co dále říkám, uzpůsobím tomu, co mi pověděl. Např.:

Aleš: „Ahoj Báro, mohli bychom ten draft probrat zítra dopoledne?“

Bára: „Ahoj Aleši, zítra budu mimo kancelář, šlo by to pozítří?“

Aleš: „Není problém, pozítří by se mi hodilo odpoledne od tří. Vyhovuje?“

Dopředná vazba znamená, že předvídám, co mi dotyčný řekne, a tomu předem uzpůsobím komunikaci. Např.:

Aleš: „Ahoj Báro, chtěl bych probrat ten draft. Hodí se mi zítřek odpoledne, pokud bys zítra nemohla, další možnost je pozítří od tří. Jak jsi na tom?“

Bára: „Ahoj Aleši, zítra budu mimo kancelář, počítám tedy s pozítřkem od tří.“

Jedním obecné platným principem, který je v souvislosti výše uvedeného dobré mít na paměti, je tento: Čím pomalejší je zpětná vazba, tím lepší musí být dopředná vazba. Dopředná vazba, schopnost korigovat události dříve, než nastanou, vyžaduje znalost fungování věcí. a schopnost empatie. Výhodou ale je, že na rychlé zpětné vazbě nejsme tolik závislí a můžeme mít více klidu na soustředěnou práci. (Hezky o tom napsal ve svém blogu Cal Newport.)

Emailový ping-pong je jako ping pong – nepotřebujete náročné vybavení, ale zase se nemůžete pořádně rozmáchnout.

Dobrali jsme se tedy k tomu, co už víme (snad s hlubším porozuměním): e-mail, chat i videohovory mají svou funkci.

Jednotná komunikace vs. rozptýlená pozornost

Software pro jednotnou komunikaci už je na světě kolem třiceti let. Takový nástroj, který by ale dělal všechno dobře, je těžké dotáhnout do dokonalosti. Proto tu stále máme systém spolupráce, který je „splácaný“ např. z Gmailu, Slacku, Zoomu a Dropboxu. Bohužel, přes všechny integrace, není možné tyto nezávislé služby propojit do jednoho prostředí tak, abychom předešli otevírání souborů v samostatných oknech aplikací nebo prohlížeče. To nás nutí přepínat pozornost a organizovat si pracovní plochu.

Přidejme k tomu samostatné aplikace na kalendář a společný seznam úkolů přibývá nám další pracné přesouvání, přepínání a propojování.

Přepínání aplikací je jako blikající světla na diskotéce. Může vám to připadat zajímavé, protože chvílemi nevíte, co přesně se děje, ale po delší době vás z toho začne bolet hlava.

Content is king, context is queen

Obsah zpráv je důležitý, ale pro pochopení a orientaci v komplexních problémech je stejně důležitý kontext, tedy ostatní informace, které se k dané zprávě nebo dokumentu vztahují.

Pokud používáme více nástrojů, tyto přidružení informace se nám „rozdrobují“. Odkaz na dokument Google je ve Slacku, část komentářů k dokumentu je tedy ve Slacku a část přímo v dokumentu. Dokument jsme také řešili přes Zoom, kde jsou v chatu další připomínky.

Vždy tak vidíme jen omezenou část celého obrazu.

Zkuste jít na párty a rozhlížet se kolem sebe tak, že budete koukat skrz roli od toaletního papíru.

S takovýmto autistickým viděním komplexního prostředí asi nebudete schopni dobře odhadnout „kdo s kým“ a co, proč a jak. I když budete střízliví.

Ušetření práce

Dvě hlavní výhody, které zajišťují efektivitu při použití software na jednotnou komunikaci jako je Microsoft Teams, jsou tedy:

  1. Možnost rychle a snadno volit odpovídající formu komunikace – od „pomalejších“ a méně rušivých zpráv až po hovory
  2. Rychlé a snadné zobrazení zpráv a dokumentů v kontextu ostatních informací (zpráv, dokumentů)

Více funkcionalit propojených v jedné aplikace může budit obavy z přílišné složitosti používání. Nebojte se toho. Vždy můžete oslovit nějakého partnera Microsoftu, třeba právě TrustSoft, aby vám pomohli s nastavením a se zaškolením uživatelů.


Podívejte se také na zajímavý článek našeho kolegy Radka Vymazala, který řeší další aspekty komunikace.

Photo by Jeroen den Otter on Unsplash

Otakar Seďa
Otakar Seďa
15 let zkušenosti s řízením vývojářů a IT techniků
Buďte s námi ve spojení
Měli byste zájem o více informací? Kontaktujte nás.
TrustSoft

2021 © TrustSoft.cz, všechna práva vyhrazena. Zpracování osobních údajů.